Olen lähestynyt ajanhallintaa täysin väärästä suunnasta ja niin olet todennäköisesti sinäkin. 

Sirpaleinen työskentely jatkuvien häiriöiden alla vaikuttaa ajatukseen, miten pitäisi rytmittää päivän tekemiset. 

 

En ehdi tehdä haluamiani asioita.  

Tarvitsen lisää tunteja päivään. 

Aika on rahaa. 

En oikein tiedä mitä tehdä. 

Siirrän asioita eteenpäin. 

 

Tuntuu kuin olisit jonglööri. Yrität pitää kaikki pallot samaan aikaan ilmassa, mutta osa putoilee koko ajan. Etkä oikein tiedä, minkä värinen pallo pitäisi nostaa ylös. 

 

Ajanhallintaan liittyvät haasteet ovat monimutkaisia ja ne vaikuttava monella tasolla meidän työelämään sekä myös henkilökohtaiseen- ja vapaa-aikaan. 

 

Moderni ajanhallinta on tyhjää. 

 

Ajanhallintaa lähestytään jakamalla erilaisia vinkkejä ja neuvoja: 

 

• Aikatauluta päiväsi kalenteriin 
• Käytä Todo-listoja 
• Priorisoi tärkeimmät ensin 
• Delegoi tehtävät 
• Hyödynnä sovelluksia 
• Käytä pomodoro tekniikkaa 

 

Näiden ja muiden vastaavien vinkkien tavoitteena on kehittää työskentelyä.

Miten tehdä enemmän asioita? 

Miten tehdä asioita nopeammin? 

Miten olla tuottavampi? 

Miten työskennellä paremmin? 

 

Ajanhallinta ja erilaiset tekniikat ovat tärkeitä, mutta nämä toimivat usein vain laastarina jo sekavaan sekä ylikuormittuneeseen arkeen. 

Pitkään lähestyin itsekin ajanhallintaa näiden tekniikoiden kautta. Kokeilin todella paljon erilaisia tekniikoita ja ohjelmia. 

Alkuun innostuin ja tuntui, että nyt olen löytänyt mahtavan tavan tai tekniikan. Tämä tulee varmasti muuttamaan arkeani. 

Ajan kuluessa huomasin, että oikeastaan mikään ei muuttunut. Pystyin tekemään yhden asian ehkä tehokkaammin jo kiireisessä arjessa. 

 

Jokin vaivasi mieltäni. 

 

Silti arjessa oli paljon sekavuutta. Jonain päivinä asiat sujuivat hyvin, mutta toisina päivinä tuntui taas, etten ehtinyt hoitaa haluamiani asioita. 

 

Time = life; therefore, waste your time and waste of your life, or master your time and master your life. - Alan Lakein 

 

Ajanhallintaa on ollut jo ennen kelloa 

 

Vuorokausi on aina toiminut ajanhallintana. Päiväaikaan haluttiin tehdä kaikki työt, kun oli valoisaa. 

Auringon laskiessa oli luonnollista siirtyä lepäämään ja nukkumaan. 

Päivä ja yö vaikuttivat myös ruokailurytmeihin. 

Yhteiset tapahtumat ja matkustaminen tapahtui valoisaan aikaan. 

Auringon ja tähtien liike auttoi hahmottamaan päivän ja yön vaihtelua. 

Erilaisten luonnonilmiöiden kuten eläinten ja kasvien käytöksen perusteella pystyttiin saamaan viitteitä eri vuodenajoista. 

 

Teollistuminen vaikutti nykyiseen ajanhallinnan malliin 

 

Työpaikat siirtyivät tehtaisiin. Ne edellyttivät säännöllistä ja tarkkaa työaikaa. Maataloudessa oli aikaisemmin ollut joustavampi työaika. 

Tuottavuus kasvoi valtavasti, kun koneet alkoivat tehdä työtä. 

Tuottavuus vaati tarkempia aikatauluja ja tehokkaampaa koordinointia. 

Teollistuminen muutti radikaalisti meidän tapaa hahmottaa ja hallita aikaa. 

Aika muuttui yhä tarkemmaksi ja arvokkaammaksi resurssiksi, ja sen hallinnasta tuli entistä tärkeämpää sekä yksilöille että yhteiskunnalle. 

 

Mallit siirtyivät eteenpäin 

 

Teollistumisen ajanhallinnasta on siirtynyt moni asia nykyiseen tietotyöhön: 

 

• Säännöllinen työaika 
• Tehokkuus ja tuottavuus 
• Aikataulutus 
• Työ- ja vapaa-aika erottuivat toisistaan selkeämmin 
• Työn seuranta 

 

Monet näistä periaatteista ovat edelleen vahvasti käytössä nykyisissä työmuodoissa, vaikka työ on muuttanut muotoaan valtavasti. 

On tietenkin työpaikkoja, missä työaika on ratkaisevassa asemassa työn tekemisen kannalta. 

 

Iso osa työstä on siirtynyt tietotyöhön ja siihen tarkoitukseen kaikki vanhat ajanhallintamallit eivät ole soveltuvia. 

Omassa työkokemuksessani ennen yrittäjäksi siirtymistä hämmästelin näitä asioita valtavasti ja minun oli vaikea ymmärtää niitä. 

Olin kahdessa paikassa töissä, missä oli käytössä työajanseuranta kellokortilla. 

Näissä kummassakaan paikassa mielestäni työajan seuranta ei liittynyt olennaisesti työhön liittyviin tuloksiin. 

Olin juuri aloittanut työskentelyn uudessa työpaikassa. Jäin myöhempään illalla toimistolle ja menin juttelemaan työkaverini kanssa, että mitä hänen toimenkuvaansa kuului. 

Sain vastaukseksi: ”Kulutan täällä vain työaikaa. Olen tehnyt jo kaikki hommani.” 

Myöhemmin huomasin itsekin ajattelevani samalla tavalla. 

 

Tekoäly hämmentää lisää ajanhallinnan käsitystämme 

 

Tekoäly ja teknologian tulevaisuuden kehitys tulee automatisoimaan monia työtehtäviä. 

 

Tekoälyn automatisointimahdollisuuksia tietotyöhön: 

 

• Tiedonhaku ja yhteenveto 
• Raporttien luominen ja analysointi 
• Viestintä ja kommunikointi 
• Asiakaspalvelu ja erilaiset botit 
• Markkinointikampanjat 
• Prosessien automatisointi (Laskutukset, tilaukset jne.) 
• Riskienhallinnan tunnistaminen ja analysointi 
• Laadunvalvonta 
• Tutkimus- ja kehitysprosessit 

 

Listaa voisi jatkaa paljon. Se tulee myös jatkumaan tavoilla, joita emme osaa vielä kuvitella. 

 

Valtava muutos vapauttaa aikaa. 

 

Syntyy mahdollisuus keskittyä enemmän luoviin ja strategisiin tehtäviin. 

Tulevaisuudessa on edessä yhä isompia ongelmia, jos ajanhallinta ei ole hallussa. 

Toiminnot nopeutuvat ja ihmiselle ei ole tarjolla enää tylsiä rutiinitehtäviä. Niiden parissa sai aikaisemmin työpäivät kulumaan. 

Moni työtehtävä tulee poistumaan meiltä, mutta uskon tekoälyn luovan uusia työpaikkoja ja tehtäviä, mitä emme osaa vielä kuvitella. 

 

Tekoäly työntää tulevaisuudessa meidän ajanhallinnan ongelmat entistä syvemmälle 

 

Tekoäly säästää tulevaisuudessa aikaa meiltä. 

Tekoäly analysoi käyttäytymistä ja työtapoja ajanhallinnassa. 

Suosittelee ehdotuksia paremman tehokkuuden saavuttamiseksi. Auttaa tunnistamaan ajanhaaskausta ja tarjoaa keinoja sen vähentämiseksi. 

Säästää aikaa mistä? Säästää aikaa mihin? 

Aikaisemmin yritimme itse hallita sekavaa arkea erilaisilla ajanhallintatekniikoilla. 

 

Siitä syntyi vain laastari. 

 

Tekoälyn hoitaessa siitä tulee kipsi meidän murtuneeseen ajanhallinnan ymmärrykseen. 

 

Ajanhallinta täytyy aloittaa kysymällä oikeita kysymyksiä

 

Mitä tahansa me teemme ajalla niin silti kaikki kuolemme jossain kohtaa. 

 

Joten mikä voisi olla tärkeämpi kysymys kuin se, miten käytämme aikamme? 

Aika on ainoa mitä meillä on. 

Jo muinaiset filosofit miettivät - Miten voimme käyttää aikamme, jotta se tekisi elämästämme merkityksellisen? 

Tämä on ensimmäinen ja tärkein kysymys, mistä pystyt aloittamaan ajanhallinnan kehittämisen. 

 

Miten voit käyttää aikaasi, jotta se tekisi elämästäsi merkityksellisen? 

 

Kysymykseen et voi vastata hetkessä. 

Kysymykseen vastaaminen vaatii itsesi tuntemista. 

Kysymykseen vastaaminen vaatii oman ajattelun läpikäymistä ja kyseenalaistamista. 

Kysymykseen vastaaminen vaatii pysähtymistä. 

Ajanhallintaan pitäisi sisältyä aikaa itsensä tutkimiseen ja ajattelun harjoittamiseen. 

Ilman tätä työskentelyä, hyvät ajanhallinnan tekniikat ovat vain tekohengitystä arkeesi. 

 

Miksi moni sitten sivuuttaa tämän tärkeän kysymyksen? 

Sen käsittely ei ole helppoa. Se voi muuttaa koko elämäsi. Se on pelottavaa. 

 

Urheilu-ura vei minua polulle, jossa aloitin omien ajatusten tutkimisen. Vaativat kilpailutilanteet aiheuttavat monenlaisia tuntemuksia. 

Niitä on ymmärrettävä ja hyväksyttävä, jotta pystyy olemaan läsnä ottelutilanteessa. 

Kilpailu-uralle lähtiessäni tein myös isoja päätöksiä ajanhallinnan suhteen. Päätin laittaa kaiken peliin urheiluun ja katsoa mihin rahkeeni riittävät. 

Samaan aikaan se tarkoitti koulun ja työjuttujen siirtämistä myöhempään vaiheeseen elämään. 

Kilpaileminen judossa toi syvää merkitystä elämääni ja samalla päätös helpotti ajankäyttöäni arjessa. 

Kilpailu-uran jälkeen siirtyminen opiskelu- ja työelämään oli jälleen iso muutos. Tässä artikkelissa käsittelin tarkemmin muutoksen prosessia epävarmuudesta huolimatta. Kokonaisuus tuntui tyhjältä. 

Oli jälleen aika asettua tärkeän kysymyksen äärelle. Mikä on minulle merkityksellistä? 

Vastausta ei löytynyt heti, kokeilin paljon erilaisia vaihtoehtoja. 

 

Kehon rytmi vaikuttaa ajanhallintaan 

 

Mielestäni on täysin absurdi ajatus, että ajatellaan ihmisen työskentelevän sama työaika jokainen arkipäivä. Vuorotyö on vielä asia erikseen. 

Kehon luontainen rytmi ja vireystila olisi tärkeää huomioida. Siitä pitäisi keskustella ja sille pitäisi antaa tilaa. 

Sirkadiaaninen rytmi on kehon sisäinen kello, joka ohjaa monia fysiologisia prosesseja, kuten unen ja valveillaolon syklejä, hormonien eritystä ja ruoansulatusta. 

Tämä 24 tunnin jakso vaikuttaa myös työntekoon ja suorituskykyyn. 

Jokaisella on oma yksilöllinen vuorokausirytminsä. 

Osa ihmisistä on aamuvirkkuja, kun taas toiset ovat iltavirkkuja. 

Tiedätkö, mihin aikaan päivästä olet tuotteliain ja mihin aikaan olisi hyvä ajoittaa vaativimmat tehtävät? 

Tietääkö tiimisi ja esihenkilösi myös sinun rytmisi ja milloin olet vahvimmillasi? 

 Voisiko työpäivän optimoida tiimin kesken eri tavalla. Nämä ovat mielestäni tärkeitä keskusteluja, mitkä puuttuvat monesta organisaatiosta. 

 

Tästä tullaan tietenkin hyvinvoinnin peruspilareihin. 

Uni luo perustan suorituskyvylle ja palautumiselle.

Laadukas ravinto ja ruokailurytmi pitävät energiatasot tasaisena koko päivän. 

Liikunta antaa energiaa ja auttaa säätämään myös kehon sisäistä kelloa. 

Lyhyet lepotauot auttavat palautumaan ja parantavat keskittymistä. 

Näistä puhutaan joka paikassa, mutta silti ne ovat hukassa monella arjessa. 

Pureudutaan tähän teemaan toisessa artikkelissa. 

Tärkeää on, että ymmärrät niiden merkityksen ajanhallinnassa. 

 

Circa Dies – Noin Päivä 

 

Merkitys + Rytmi + Oikeat tekniikat = hyvä ajanhallinta 

 

Arvot ja merkitykset elämässä muuttuvat tasaisesti. 

Siksi on hyvä pysähtyä tasaisesti ja miettiä omaa toimintaa. 

Olenko menossa oikeaan suuntaan? 

Teenkö oikeita asioita? 

Pohtimalla merkitystä ja lisäämällä siihen sinulle sopivia ajanhallintekniikoita saat mielekkään ajanhallinnan elämääsi. 

Onko ajanhallinta sopiva termi edes tähän koko asiaan? Miksi meidän pitää hallita aikaa tai voiko sitä edes hallita? Olkoon ne toisen pohdinnan aihe. Käytetään tässä jutussa käsitettä ajanhallinta. 

 

Ajanhallinnan metodi 

 

Kokeile rohkeasti itsellesi sopivia tekniikoita ajanhallintaan. Pidä ne, jotka auttavat sinua hoitamaan päivittäiset hommasi. 

Verkosta löydät paljon erilaisia mahdollisuuksia. 

 

Jaan sinulle tässä oman kokemukseni pohjalta parhaan metodin: 

 

1. Aloita kysymällä oikeat kysymykset
   Millä on merkitystä? Tutustu omiin arvoihisi ja tavoitteesi. Mitkä tehtävät vievät sinua lähemmäksi niitä. Keskittyminen merkityksellisiin asioihin auttaa suunnittelemaan aikaasi ja priorisoimaan tehtäviä paremmin.
   
   
2. Kunnioita kehosi luontaista rytmiä 
   Kokeile, tutki ja löydä itsellesi paras rytmi tehdä asioita. Kuuntele kehosi viestejä ja tunnista ne ajankohdat, jolloin olet kaikkein energisimmilläsi ja keskittyneimmilläsi. Hyödynnä nämä hetket tärkeimpien tehtävien hoitamiseen.
   
   
3. Poista turhat asiat ja luo selkeyttä
   Opettele sanomaan Ei. Löydä itsellesi sopivat toimintamallit. Vähennä turhia ja ylimääräisiä asioita elämästäsi. Pystyt keskittymään olennaiseen ja saavuttamaan selkeyttä ajanhallintaan.
   
   
4. Harjoittele ajanhallintatekniikoita
   Tekemällä merkityksellisiä asioita saat valtavasti apua itsellesi sopivista ajanhallintaan ja työntekoon liittyvistä tekniikoista. Tutustu erilaisiin ajanhallintamenetelmiin ja kokeile erilaisia strategioita. Ota käyttöön ne, jotka sopivat parhaiten omaan työskentelytyyliisi ja tarpeisiisi. 
   
   
5. Anna ajan tehdä töitä puolestasi
   Aika auttaa kasvamaan ja kehittymään prosessin aikana. Hyväksy ne asiat, joihin et voi vaikuttaa, ja keskity mihin voit. Hyväksy ajan kuluminen ja se, että jotkut asiat ovat oman hallintasi ulkopuolella. Tasapainottamalla aktiivista toimintaa ja lepoa löydät rauhaa ja tasapainoa arkeesi. 

 

Voit ajatella ajanhallinnan ytimestä löytyvän oman merkityksellisen tekemisen. Ytimen ympärillä olevassa kehässä on kehosi luontainen rytmi. 

Seuraavalta kehältä löytyy monenlaiset elämän asiat, mitkä pyörivät arjessa mukana. Vasta tämän kehän ympäriltä löytyy tekniikat ja strategiat syvempien kehien järkeviin toimintamalleihin. 

Jos et käsittele syvempiä kehiä niin kaikki jää todella sekavaksi. 

Lähtemällä ytimestä liikkeelle, jokainen kehä selkeytyy ja luo samalla sinulle vahvuutta. 

 

Minulla ei ole aikaa – oikeasti on 

 

Mitä tahansa teet ajallasi niin joudut elämään sen päätöksen kanssa. 

Se pelottaa. 

Olisiko sittenkin pitänyt mennä kouluun, eikä urheilla. 

Olisiko sittenkin pitänyt mennä kavereiden kanssa ulos, eikä nukkua. 

Olisiko sittenkin pitänyt ostaa bemari, eikä audia. 

Olisiko sittenkin pitänyt sanoa puolisolle rakastavani häntä, eikä olla hiljaa. 

Jatkuva pelko siitä, että menetämme jotain valitessamme jotain muuta. 

Siksi vastaamme ihmisille, minulla ei ole aikaa. 

Emme uskalla pohtia valintaa. On helpompi sanoa minulla ei ole aikaa. 

 

Yksi kysymys nousee taas pinnalle – Millä on merkitystä? 

Selvittämällä vastauksen kysymykseen. Huomaat kuinka paljon se helpottaa arjen valintojasi ja sitä kautta myös ajanhallintaasi. 

 

Et tarvitse lisää aikaa, tarvitset enemmän selkeyttä. 

 

Ajanhallinnan monimutkaisuus ja jatkuva kehitys haastavat pysähtymään ja kysymään oikeita kysymyksiä. 

Jos et tiedä mitä sinun pitäisi tehdä - ajanhallinnan tekniikat tarjoavat hetkellistä helpotusta, mutta ne eivät ratkaise syvempiä ongelmia. 

Tunnista merkitykselliset asiat elämässäsi ja sovita ajanhallinta sen mukaisesti. 

Kehon luontaisen rytmin kunnioittaminen ja turhien asioiden karsiminen luovat perustan tehokkaalle ajanhallinnalle. 

Toimiva ajanhallinta perustuu merkityksen ymmärtämiseen, oman rytmin tunnistamiseen, selkeyden luomiseen ja oikeiden tekniikoiden käyttöön. 

 

Kiitos lukemisesta,
Tomi